Bagaimana Anda mengetahui seberapa baik kinerja bisnis kecil Anda? Apakah Anda melihat laba? Apakah Anda melihat angka penjualan? Apakah Anda mengukur pertumbuhan?
Sebagian besar bisnis menggunakan laporan keuangan bulanan, yang mencakup pendapatan penjualan. Sebagian membandingkan hasil bulanan tersebut dengan rencana dan/atau hasil tahun sebelumnya. Semua bisnis harus terus menggunakan informasi tersebut untuk mengelola bisnis mereka. Namun, semua bisnis kecil juga harus menyertakan indikator kinerja utama yang lebih signifikan sebagai bagian dari proses pengukuran mereka. Sebagai pemilik bisnis kecil, mengelola dengan mengukur kinerja merupakan kunci penting untuk kesuksesan Anda.
Kembangkan serangkaian indikator kinerja utama (KPI) untuk melacak pertumbuhan dan keberhasilan bisnis Anda. Langkah-langkah ini akan membuat Anda tetap fokus pada sasaran bisnis Anda. Saat Anda menulis rencana bisnis, pastikan Anda menyertakan sasaran dan tujuan yang terukur. Kemudian, tetapkan sistem yang akan memberi Anda indikasi kinerja secara berkala.
KPI dapat dengan mudah dikembangkan dan dipantau namun setiap bisnis perlu menyesuaikan proses pengukuran dengan kebutuhan bisnis mereka sendiri.
Berikut adalah beberapa KPI yang dapat Anda pertimbangkan untuk bisnis Anda:
- Jumlah pesanan dalam sehari/minggu/bulan/tahun
- Jumlah estimasi dalam sehari/minggu/bulan/tahun
- Rasio 'menang' seperti apa yang dinikmati bisnis Anda (misalnya, apakah Anda 'menang' 15% dari semua perkiraan – lacak data ini)?
- Berapa lama waktu yang Anda perlukan untuk menanggapi pertanyaan pelanggan: estimasi waktu penyelesaian; pemrosesan pesanan; waktu dari penempatan pesanan hingga pengiriman pesanan; daya tanggap dalam menangani keluhan pelanggan; dan seterusnya?
- Seberapa sering Anda menepati tanggal 'janji' (yaitu tanggal yang Anda janjikan untuk mengirimkan pesanan kepada pelanggan)? Analisis 'kegagalan': tanggal pengiriman yang tidak Anda tepati. Apakah dengan satu lini produk? Atau dengan satu pelanggan atau jenis pelanggan? Atau dengan satu karyawan?
- Berapa tingkat pergantian karyawan yang Anda miliki?
- Berapa tingkat pergantian pelanggan yang Anda miliki?
- Persentase bisnis yang dimiliki pelanggan terbesar Anda?
- Penjualan berdasarkan pelanggan
- Penjualan berdasarkan pelanggan berdasarkan produk
- Penjualan berdasarkan produk
Ini akan menjadi tambahan untuk keuangan bulanan rutin Anda, tetapi anggaplah KPI lebih sebagai pengukuran harian atau mingguan. Tetapkan KPI untuk membantu Anda melihat apa yang sedang terjadi dalam bisnis Anda saat ini dan untuk membantu Anda memperkirakan jangka pendek (minggu ini, bulan ini, bulan depan). Jika Anda melacak beberapa statistik ini setiap hari, Anda akan mulai mengembangkan garis tren yang akan menyoroti sisi positif dan negatif dari pertumbuhan bisnis Anda.
Setelah Anda mulai mengumpulkan data, akan lebih mudah untuk melihat di mana letak masalahnya. Jika Anda adalah produsen dan Anda selalu terlambat mengirim ke pelanggan terbesar Anda, cari tahu alasannya. Analisis proses Anda. Jika Anda adalah distributor dan Anda selalu terlambat mengirim produk tertentu, cari tahu alasannya. Apakah pemasok Anda selalu terlambat? Apakah Anda perlu menyimpan lebih banyak inventaris untuk barang tersebut? Atau dalam kedua contoh ini, apakah karena pergantian karyawan Anda sangat tinggi di departemen pengiriman? Mengapa pergantian karyawan di departemen pengiriman tinggi? Apakah Anda mempekerjakan orang yang tepat? Apakah Anda membayar terlalu rendah? Apakah supervisor pengiriman Anda memiliki keterampilan interpersonal yang buruk?
Mengembangkan indikator kinerja yang baik akan membantu Anda mengidentifikasi dan memecahkan masalah dengan cepat. Setelah Anda mengembangkan KPI yang selaras dengan tujuan bisnis Anda, dan setelah Anda melacak kinerja secara teratur, Anda akan berada dalam posisi yang lebih baik untuk mengelola bisnis Anda.